SBO Anwendungsempfehlungen: Mengeneinheitengruppen

Bei der Beratung von (Neu-)Kunden bemerke ich oft, dass Mengeneinheiten von Artikeln nicht verwendet werden. Stattdessen werden 2 bis 3 Artikelnummern des gleichen Artikels angelegt, nur weil dieser in verschiedenen Einheiten (Einzelstück, 12er Abpackung, Karton usw.) verkauft wird.

Oft wird dieser fundamentale Fehler aus dem Webshop übernommen, weil dieser grundsätzlich keine Mengeneinheiten vorsieht. Ein weiterer Grund ist sicher auch, dass es im Berufsalltag immer schnell gehen soll, so dass man sich nicht oder nicht ausreichend mit der Funktionsweise von Mengeneinheiten in SAP Business One beschäftigt hat.

Das „Nicht-Verwenden“ dieser eigentlich genialen Funktion rächt sich allerdings spätestens bei der Inventur: Da die vermeintlich eigenständigen Einheiten eigene Artikelnummern haben, müssen diese auch separat gezählt und am Ende wieder manuell mit Lagereinheit (in der Regel Stück) multipliziert werden; von der umständlichen Lagerbewertung und unklaren Bestandsverfügbarkeit ganz zu schweigen.

Dabei ist es so einfach, wenn Sie sich 10 Minuten zum Lesen dieses „How-to-Artikels“ nehmen!

Folgende Ausgangsbasis soll uns als Beispiel dienen:

Sie verkaufen Artikel sowohl in Einzeleinheiten („Stück“) wie auch in Kartons (beispielsweise mit 12 enthaltenen Stück). Diese werden auch gemischt auf einem Lieferschein ausgegeben, da Ihr Kunde sowohl komplette Kartons wie auch ergänzende Einzelmengen erhält. Bisher wurden dazu zwei Artikelnummern verwendet: die Karton- sowie Einzelware.

Im täglichen Handling ist es jedoch wesentlich einfacher, diesen Artikel mit nur einer Artikelnummer im System zu führen und dafür die Mengeneinheitengruppen zu verwenden! Weitere Informationen finden Sie z.B. auch in der von SAP zur Verfügung gestellten Dokumentation.

Wie geht das nun konkret?

Im Artikelstamm müssen folgende Werte definiert werden:

1. Die „ME-Gruppe“ bzw. Mengeneinheitengruppen in den Kopfdaten des Artikels
2. Die Verkaufs-Mengeneinheit (ME) unter „Verkaufsdaten“
3. Die „Einkaufsdaten“ unter „Verkaufsdaten“ (falls erforderlich)
4. Die Bestands-Mengeneinheit (ME) unter „Bestandsdaten“
5. Den EAN-/Barcode je Einheit im Artikelstamm
6. Den Verkaufspreis um die „neuen“ Verkaufseinheiten ergänzen.

1. Definition der Maßeinheiten

Falls noch nicht geschehen, müssen zuerst die verwendenden Maßeinheiten („Stück“, „Karton“, „Palette“ etc.) definiert werden (Menü Module/Administration/Definition/Lagerverwaltung/ Maßeinheiten):

In der Maßeinheiten-Definition werden alle Varianten an „Einheiten“ hinterlegt, die für Einkauf, Verkauf sowie Lagerung verwendet werden. Im konkreten Fall müssen hier z.B. „Stück“ (oder „Dosen“, „Tüten“ etc.), wie auch die jeweiligen Kartongrößen angelegt werden.

Hinweis: Der ME-Name wird auf Belegen (z.B. Lieferscheinen) ausgegeben, der ME-Code wird nur intern verwendet. Bei Artikeln, die nach Gewicht geführt werden, sollten z.B. „kg“ als Definition und entsprechende Behälter/Einheiten definiert werden (z.B. ein „Eimer“ enthält „10 x 1 kg“).

Im Idealfall gibt man noch die Größe und das Gewicht der jeweiligen Einheiten an, da diese Informationen für die Lagerung oder Gewichtsberechnung in den Belegen relevant sein können.

2. Definition der Mengeneinheitengruppen

Nun müssen die zu verwendenden Mengen-Gruppen definiert werden (Menü Module/ Administration/Definition/Lagerverwaltung/Mengeneinheitengruppen):

In dieser Tabelle werden die Mengeneinheiten der Gruppen definiert. Zu einer Gruppe gehören
z. B. alle Artikel mit den Einheiten, hier am Beispiel von „Dosen“. Hierzu ist ein entsprechender Eintrag in der Tabelle (Gruppe/Gruppenbezeichnung) vorzunehmen:

Die eigentliche Definition findet in der „Gruppendefinition“ statt:

 

Hier werden mögliche Verkaufs- (auch Einkaufs-) Einheiten definiert. Die 1. Zeile steht dabei immer für die Basis-Einheit, wie sie auch im Lager geführt wird (hier „1 Dose 190 ml“). Nun werden in den Folgezeilen die „alternativen Mengen und Bezeichnung“ in Relation zur Basiseinheit ergänzt. Im Bild sieht man z.B. „1 Karton 190 x 18 entspricht 18 x Dose 190ml“.

Diese Tabelle lässt sich um beliebige Parameter erweitern z.B. „Palette“, „Container“ usw., jedoch immer mit Bezug zur Gesamtmenge der Basiseinheit.

Hinweis: Hier findet der Bezug zur vorher verwendeten Einheit (Maßeinheit) wie unter 2. beschrieben statt!

3. Zuweisung der Mengeneinheitengruppen im Artikelstamm

Nachdem die Mengeneinheitengruppen definiert sind, können nun die jeweiligen Artikel aktualisiert oder neu angelegt werden.

In der Ausgangsbasis steht die „ME-Gruppe“ auf „Manuell“ und die Verkaufseinheit (wie auch unter Bestandsdaten der ME-Name) auf „Stk.“ oder „Stück“:

 

Sind die „ME-Gruppen“ wie zuvor beschrieben definiert, kann nun die „ME-Gruppe“ entsprechend ausgewählt werden:

 

Ist nun die jeweilige „ME-Gruppe“ ausgewählt, sieht man sofort unter den Bestandsdaten wie der „ME-Code“ / „ME-Name“ aktualisiert wurde bzw. können Sie hier die bestandsführende Einheit (also was sie konkret bei der Inventur zählen und lagern; Stück oder Kartons) definieren:

Auch der Barcode („EAN“ bzw. „GTIN“) und die Preiseinheit („Stückpreis“) wurden aktualisiert. An dieser Stelle sollte man nochmals durch Auswahl der jeweiligen Preisliste prüfen, ob der Preis korrekt übernommen wurde und ggf. manuell korrigieren:

Wichtig: Die Preiseinheit ist immer die Basis, in unserem Beispiel also „Dose“ oder „Stück“. Haben die nachfolgenden Einheiten („Karton“, „Palette“) eine abweichende Preiskalkulation also nur „Menge x Basispreis“, so kann diese in der „ME-Preise“-Liste definiert werden:

 

Liegt z.B. der kg-Preis bei 3,50 EUR und es wird die Mengeneinheit „Wanne breit 5,5 kg“ definiert, so rechnet das System automatisch einen Wannenpreis von 19,25 EUR (5,5 x 3,50).

Nur wenn der Verkaufspreis für die 5,5 kg-Wanne abweichend sein soll, also z.B. 18,90 oder 20,- EUR, dann muss dieser manuell für diese Mengeneinheit eingetragen werden. Anstatt absoluter Preise kann man auch in dem %-Feld, durch einen positiven Wert, einen „Mengenrabatt“ oder Aufschlag (negativer Wert) errechnen lassen.

4. Aktualisierung der Verkaufsmengen (“VerkaufsME”)

Nun müssen die Verkaufsmengen („VerkaufsME“) aktualisiert werden (ggf. gleiches unter „Einkauf“ falls notwendig). Klickt man auf den Button hinter dem Feld „Code VerkaufsME“ sollten die Auswahlliste der vorher definierten Mengen aus den Maßeinheiten zur Auswahl erscheinen:

 

In dem eckigen Feld mit den Punkten sieht man weitere Details bzw. könnten noch individuelle Maßangaben („Gewicht“ etc.) der jeweilige Einheit definiert werden.

Hier sollte auch die Umrechnung z.B. „Artikel pro Einheit (ein Karton) = 12 Dosen“ korrekt anzeigt werden.

Des Weiteren kann man an dieser Stelle den Karton auf „Standard“ (fett) setzen, damit bei Verwendung dieses Artikel immer erst der Karton in den Belegen verwendet wird:

 

5. Aktualisierung des Barcodes

Nun muss noch der Barcode der „neuen“ Verkaufseinheit, also z.B. je Karton-Art, hinzugefügt werden. Der Barcode der ursprünglichen Basiseinheit („Dose“) sollte bereits vorhanden sein, womit nur die neuen Einheiten-Codes hinzugefügt werden müssen:

 

6. Wer die Wahl hat: Anwendung in den Belegen

Nun kann in den Belegen bei jeder Positionen durch Umschaltung der „BestandsME“ entschieden werden, ob die Kartonware oder das Einzelprodukt verwendet werden soll, obwohl der Artikel weiterhin die gleiche Artikel-Nummer hat (und möglichst „neutralen“ Namen ohne Verpackungs-einheiten).

Der Name der Einheit („ME-Name“) wird selbstverständlich auf den Druckbelegen mit ausgegeben:

 

Hinweis: Ggf. müssen die Spalten im Eingabeformular erst in den Formular-Einstellungen sichtbar gemacht werden.