Wie wird das (neue) ERP „richtig“ eingesetzt?

Präsentationen von SAP Business One enden nicht selten mit den Worten „ganz schön mächtig“ oder „das brauchen wir alles gar nicht“ seitens unserer Interessent:innen. Dabei beginnt die ERP-Vorstellung kundenseitig zuvor häufig mit einer sehr langen Anforderungsliste, die genauestens beschreibt, was das neue ERP leisten soll. Gehen wir in unserer SAP Business One Präsentation auf diese Anforderung ein, um den Neukund:innen zu zeigen, dass alle Wünsche erfüllbar sind, kommt es oft zu den zuvor genannten Aussagen und wir fragen uns: „Wie gehen wir jetzt am besten vor?“

Klassisch ist ebenfalls der Unterschied zwischen den von den Kund:innen zu Projektbeginn geäußerten Anforderungen und dem tatsächlich genutzten Funktionsumfang nach der ERP-Einführung. Manchmal denke wir uns dann, dass es mit MS Word und/oder MS Excel auch getan wäre. In solchen Fällen reden wir ERP Consultants von einer „Unternutzung“ des Systems: SAP Business One wird nicht mit seinen Möglichkeiten und damit ineffektiv genutzt. Hinterfragen wir, warum das System nicht, wie ursprünglich gefordert, angewandt wird, bekomme wir als Antwort oft nur ein Achselzucken seitens der Kund:innen zurück.

Aus unserer Sicht bedingt diese Unternutzung zwei Aspekte: Zum einen ist die Überforderung der Anwendenden darin begründet, dass die tatsächlich Nutzenden bei der ERP-Einführung weder involviert noch unzureichend in der Einführungsphase durch andere ERP-Consultants betreut wurden. Auch im laufenden Betrieb werden diese Anwendenden häufig zu wenig bzw. gar nicht bedacht. Das rächt sich irgendwann in Resignation und der „Nutzung des Nötigsten“, ein effektiver ERP-Einsatz mit Mehrwert sieht aber anders aus. Zum anderen werden kundenseitig bestimmte Funktionen und Features von SAP Business One verlangt, die dafür optimierten oder notwendigen Prozesse existieren aber (noch) nicht (z.B. will die Geschäftsleitung alle Ausgangszahlungen persönlich sichten und freigeben, aber bitte analog auf Papier).

Das Problem: Durch die Unternutzung werden durchdachte ERP-Funktionen in ihrem Fluss unterbrochen und ein fließender (und in allen Durchgängen digitaler) Workflow verhindert. In extremen Fällen werden „individuelle“ Funktionen und Workflows sozusagen um das bestehende ERP entwickelt, weil sich das Unternehmen nicht an einen anderen (effizienteren) Prozess anpassen kann bzw. möchte. Der schöne Spruch „das ERP muss sich uns anpassen und nicht umgekehrt“ steht dabei sinnbildlich für die Engstirnigkeit, einem von Experten, wie uns, entworfenen neuen Workflow nicht zu folgen und stattdessen mit Händen und Füßen wehrend dem Motto „das haben wir schon immer so gemacht“ treu zu bleiben.

Häufig erlebe wir auch, dass Kunden mitteilen, dass sie an verschiedenen Stellen eine Erweiterungsprogrammierung in SAP Business One benötigen, weil das ERP-System bestimmte Funktionen für sie angeblich nicht anbietet. Ein Check der genannten Anforderungen unsererseits zeigt jedoch nicht selten, dass sich diese sehr wohl mit „bordeigenen“ Mitteln, also serienmäßig, in SAP Business One abbilden lassen. In manchen Fällen ist vielleicht ein zusätzlicher, neuer Prozessschritt erforderlich und/oder die Begrifflichkeiten lauten erst einmal anders, als vom Nutzenden erwartet. Der Vorteil serienmäßiger Funktionen liegt in der tiefen Verwurzelung und den Querverweisen zu anderen ERP-Funktionen (wenn z.B. eine Einkaufsbestellung die Cashflow-Auswertung beeinflusst), die eine individuelle Systemerweiterung lediglich mit viel Aufwand erreichen kann.

Fazit: Unternutzung und Überforderung im Hinblick auf das ERP-System, wie SAP Business One, gehen paradoxerweise immer gemeinsam einher. Unser Job als ERP-Berater ist es, die wirklich benötigten Funktionen mit einem geradlinigen (und digitalen) Workflow für Sie zu verbinden und den Anwendenden die Sicherheit durch Support und Schulungen zu geben, damit das ERP-System eine optimale Nutzung erfährt – denn auch im Flugzeugcockpit mit seinen vermeintlich verwirrend vielen Schaltern und Anzeigen ist nichts überflüssig, es hat alles einen Sinn; das merkt man aber erst, wenn mal selbst einen Flug mit Start und Landung absolviert hat.

Sie haben SAP Business One in Ihrem Unternehmen im Einsatz und haben das Gefühl, dass „mehr geht“ bzw. benötigen einen Expertenblick auf Ihre Prozesse? Dann freuen wir uns von Ihnen zu hören – via E-Mail oder vereinbaren Sie einen persönlichen Beratungstermin bei unserem SAP Business One Guru Sascha Reichow.