Wann ist es sinnvoll ein ERP-System im Unternehmen einzusetzen?

Der Einsatz einer ERP-Lösung muss stets einen Mehrwert bringen, soviel ist klar. Daher stellt sich, insbesondere für klein- und mittelständische Unternehmen, die Frage, wann der Nutzen eines ERP-Systems höher als dessen Kosten ist. Anhand der Lizenzgebühren, der User-Anzahl und der zu erwarteten Betriebs- und Wartungskosten kann die Kostenseite der Investition relativ einfach beziffert werden, schwieriger ist die konkrete Beurteilung des Systemnutzens.

Ob sich der Einsatz einer ERP-Lösung, wie SAP Business One, in Ihrem Unternehmen lohnt, können Sie anhand der folgenden Checkliste ermitteln:

□  Tabellenkalkulationsprogramme, wie Excel oder Access stoßen an ihre Grenzen.
□  Das manuelle Führen der Daten resultiert in fehlerhaften und unübersichtlichen Informationen.
□  Verschiedene Software-Lösungen sind untereinander nicht kompatibel.
□  Die bislang eingesetzte Software ist inhaltlich und technisch überholt.
□  Redundante und veraltete Daten beeinflussen Ihre tägliche Arbeit negativ.
□  Die Prozesse in Ihrem Unternehmen sind zu langsam und/oder fehleranfällig.
□  Ihre Kundenzufriedenheit leidet unter einer schlechten Produkt- oder Service-Qualität.
□  Mangelnde Datentransparenz führt zu Fehlentscheidungen in Ihrer Betriebsführung.
□  Auf neue Marktgegebenheiten kann (prozessual) nicht schnell genug reagiert werden.
□  Vorhandene Tools sind für eine erforderliche Prozessautomatisierung ungeeignet.

Lange Ladezeiten, schwierige Auswertungsprozesse oder redundante bzw. fehlerhafte Informationen und undokumentierte Prozesse hemmen die Produktivität Ihres Unternehmens? Ein ERP-System kann an dieser Stelle Abhilfe schaffen und ermöglicht die reibungslose Zusammenarbeit aller Prozessbeteiligten auf Basis einheitlicher Informationen. Die Zentralisierung Ihrer Unternehmensdaten und die Möglichkeit diese überall und zu jeder Zeit verlässlich abzurufen, lässt Sie schneller auf neue Markterfordernisse reagieren und die Digitalisierung sowie Prozessoptimierung in Ihrem Unternehmen voranbringen.

Welche Herausforderungen stellt das Arbeiten mit einem ERP, wie SAP Business One?

Ein häufiges Vorurteil und sicher nicht zu unterschätzendes Problem ist die Überforderung der User durch die Vielzahl der vom ERP-System zur Verfügung gestellten Informationen. Da die meisten Nutzenden lediglich einen Teil dieser Informationen benötigen, ist es ratsam, nicht verwendete Funktionen im System auszublenden. Mit wenigen Klicks lassen sich Formulareinstellung im Hauptmenü individuell anpassen. So können ganze Module oder einzelne Funktionen ausgeblendet (unabhängig von der Benutzerberechtigung) und die Darstellung in der Software optimiert werden.

Auch die in SAP Business One zur Verfügung gestellte Widgets, wie z.B. „Häufig genutzte Funktionen“ (in der Cockpit Ansicht) oder individuell konfigurierbare Tastaturkürzel tragen zur einer besseren Systembedienbarkeit bei. 

Ein weiteres Schreckgespenst ist die vermutete Gefahr, dass die Kosten den Nutzen des ERP-Systems übersteigen. Auch bei diesem Punkt überzeugt SAP Business One mit einer mittelstandsgerechte Preisgestaltung (< 100 € User/Monat) und einer schnellen Implementierungsphase. Insbesondere in der Cloud-Version ist SAP Business One bereits nach wenigen Wochen produktiv im Einsatz und auch der Schulungsaufwand hält sich, aufgrund der intuitiven Oberflächen in Grenzen.

Ist SAP Business One eine geeignete ERP-Lösung für KMUs und Start-Ups?

Ganz klar ja, denn SAP Business One orientiert sich speziell an den Anforderungen kleiner und mittelständischer Unternehmen (KMU). Im Vergleich zu Konzern-ERP-Systemen ist SAP Business One weniger komplex, beinhaltet dennoch alle Module, um die Kernprozesse Ihres Unternehmens abzubilden bzw. miteinander zu verbinden. Einzelne Module können, je nach Bedarf, nach und nach implementiert und genutzt werden. Neben Finanzen und Vertrieb, deckt die Software auch das Kundenmanagement, den Einkauf, die Bestandsführung und Produktion sowie Berichte und Analysen im Bereich Business Intelligence ab.

Der modulare Aufbau und branchenspezifische AddOns machen SAP Business One auch für Start-Ups interessant. Bei einem raschen Unternehmenswachstum ist eine gute Skalierbarkeit, ohne die Notwendigkeit einer späteren Softwareumstellung, jederzeit sichergestellt. Dank der SAP Business One Cloud kann das ERP auch ohne großen Aufwand ortsunabhängig gesteuert und verwaltet werden. Alles, was dazu benötigt wird, ist ein internetfähiges Endgerät, egal ob PC/Laptop, Tablet oder SmartPhone. Der Start in der Cloud mit SAP Business One ist bereits ab zwei Anwendern möglich.

Key Features auf einen Blick

✓ KMU-gerechte Preisgestaltung
✓ Modularer und skalierbarer Funktionsumfang
✓ Cloudbasierter Zugriff/mobile Nutzung Ihrer Daten

Sie haben Fragen oder Bedenken, ob SAP Business One die richtige ERP-Lösung für Ihre Unternehmen ist? Unser SAP Business One Guru SaschaReichow steht Ihnen jederzeit mit Rat und Tat zur Seite – melden Sie sich einfach via E-Mail oder buchen Sie direkt einen Demo-Termin bei ihm.